Informare cu privire la aplicarea Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) în cadrul

Universitații Tehnice de Construcții București.

 

Data publicării:  24.05.2018

 

A.   Informare cu privire la desemnarea Responsabilului cu protecția datelor personale (D.P.O) în cadrul Universității Tehnice de Construcții București, conform Regulamentului (UE) 2016/679.

 

Începând cu data de 17.05.2018 domnul ing. Marian ȘUICĂ, email: marian.suica@utcb.ro, Tel.: 0744567795, este numit în funcția de  Responsabil cu protecția datelor personale (D.P.O) în cadrul Universitații Tehnice de Construcții București.  Decizia nr. 4804/17.05.2018

 

B.   Informaţii privind protecţia datelor personale

 

I. Categorii de persoane

Universitatea Tehnică de Construcții București - denumită în continuare pe scurt UTCB, prelucrează datele cu caracter personal următoarelor categorii de persoane fizice, în funcţie de scopul prevăzut la secţiunea II.
a) Studenţi, părinţi ai acestora, reprezentanţi legali ai acestora, alţi membri ai familiei, candidaţi la testele sau examenele de admitere și de licență , viitori studenţi; cadre didactice, cadre didactice auxiliare şi personal nedidactic în relaţii contractuale cu UTCB, candidaţi la concursurile de ocupare a posturilor din cadrul UTCB, studenţi care fac practica în UTCB, stundenți care sunt cazați în Căminele UTCB.
b) Studenţi, cadre didactice, cadre didactice auxiliare, personal nedidactic sau alţi membri ai familiei acestor categorii enumerate posibili beneficiari ai programelor de protecţie socială derulate de UTCB  (programe de cercetare națională si programe de cercetare europene, FDI, alte programe de cercetare);
c) Studenţi, cadre didactice, cadre didactice auxiliare, personal nedidactic, vizitatori, orice persoană care intră într-o unitate a UTCB dotată cu sistem de supraveghere video;
d) Orice persoană fizică sau juridică ce are raporturi de natură comercială sau contractuală cu UTCB .

II. Colectarea şi prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul UTCB

II.1. Principiile care stau la baza prelucrării datelor cu caracter personal

 

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează cu respectarea cerințelor legale și în condiții care sa asigure securitatea, confidențialitatea și respectarea drepturilor persoanelor generale ale persoanelor vizate: - Dreptul de a fi informat; - Dreptul de acces; - Dreptul la rectificare; - Dreptul de ștergere; - Dreptul de a restricționa procesarea; - Dreptul la portabilitatea datelor; - Dreptul la obiect

Prelucrarea datelor cu caracter personal se face cu respectarea următoarelor principii: 

               Legalitatea: Prelucrarea datelor cu caracter personal se face în temeiul și în conformitate cu prevederile legale; 

               Scopul bine-determinat:  Orice prelucrare de date cu caracter personal se face în scopuri bine determinate, explicite și legitime, adecvate, pertinente și neexcesive prin raportare la scopul în care sunt colectate și ulterior prelucrate; 

               Confidențialitatea: Persoanele care prelucrează, în numele UTCB, date cu caracter personal au prevăzut în fişa postului, anexa la contractul individual de munca, o clauză de confidențialitate; 

               Consimţământul persoanei vizate:  Orice prelucrare de date cu caracter personal, cu excepția prelucrărilor care vizează date din categoriile strict menționate în Legea 677/2001 si in Regulamentul (UE) 2016/679, poate fi efectuată numai dacă persoana vizată şi-a dat consimţământul în mod expres și neechivoc pentru acea prelucrare; 

               Informarea: Persoanele vizate iau cunostință despre faptul că li se vor prelucra date cu caracter personal;  

               Protejarea persoanelor vizate

               Securitatea: Măsurile de securitate a datelor cu caracter personal sunt stabilite astfel încât sa asigure un nivel adecvat de securitate a datelor cu caracter personal procesate.

 

II.2.Prelucrarea datelor cu caracter personal având o funcţie de identificare de aplicabilitate generală, inclusiv dezvăluirea acestora către terţi, se face numai în urmatoarele condiţii:

 

   a) persoana vizată şi-a dat în mod expres consimţământul; sau 

   b) prelucrarea este prevăzută în mod expres de o dispoziţie legală; sau 

   c) în alte cazuri, cu avizul Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal şi numai cu condiţia instituirii unor garanţii adecvate pentru respectarea drepturilor persoanelor vizate. 

UTCB respectă principiul caracterului adecvat, pertinent şi neexcesiv, precum şi măsurile de confidenţialitate şi de securitate a prelucrărilor.

Colectarea şi prelucrarea datelor cu caracter personal având o funcţie de identificare de aplicabilitate generală, inclusiv dezvăluirea acestora, prin efectuarea şi reţinerea de copii de pe cartea de identitate sau de pe documente care le conţin, sunt interzise, cu excepţia situaţiilor prevăzute la punctele a), b) si c) de mai sus. 

 

II.3.Colectarea de date personale prin intermediul  sistemului de supraveghere prin mijloace video în cadrul UTCB.

 

UTCB utilizează sistemul de supraveghere video doar în scop de securitate şi control acces. Cu ajutorul acestui sistem se controlează accesul în incinta unităţii, se asigură securitatea bunurilor şi siguranţa persoanelor - angajaţi ai instituţiei sau parteneri, precum şi a proprietăţilor şi informaţiilor deţinute.

Sistemul de supraveghere video nu este utilizat în alt scop decât cel notificat, nu foloseşte la monitorizarea activităţii angajaţilor sau la pontaj. De asemenea, sistemul nu este mijloc de investigare sau de obţinere a unor informaţii pentru anchetele interne sau procedurile disciplinare, cu excepţia situaţiilor în care se produce un incident de securitate fizică sau se observă un comportament infracţional (în circumstanţe excepţionale imaginile pot fi transferate organelor de cercetare în cadrul unei investigaţii disciplinare sau penale).

 

II.4.Categorii speciale de date colectate.

 

Sistemul video al UTCB nu are ca scop captarea (de exemplu prin focalizare sau orientare selectivă) sau prelucrarea imaginilor care dezvăluie „categorii speciale de date”. UTCB nu intenţionează să utilizeze sistemul de supraveghere şi în mod ad hoc, respectiv cu caracter temporar, de circumstanţă.

 

III. Motivaţia colectării şi prelucrării

Scopul major pentru care UTCB  colectează date cu caracter personal ţine de prelucrări ale informaţiilor pe baza cărora să se poată lua decizii coerente şi corecte în managementul sistemului educaţional. Persoanele fizice sunt obligate să furnizeze o serie de date obligatorii (informaţii despre identitatea persoanei precum şi a părinţilor sau reprezentanţilor legali, acceptul monitorizării video pentru sporirea securităţii în sistemul educaţional), acestea fiind necesare în vederea derulării/iniţierii de raporturi juridice cu UTCB , cu respectarea prevederilor legale (de exemplu: cele privind relaţia cu angajaţii sau cele privind înscrierea în învăţământul superior in cadrul UTCB , cazarea in Căminele UTCB  sau cele privind evidenţa rezultatelor lucrărilor si examenelor susținute in cadrul UTCB sau a actelor de studii). În cazul refuzului de a furniza aceste date, UTCB  poate să refuze iniţierea de raporturi juridice, întrucât poate fi pusă în imposibilitatea de a respecta cerinţele reglementărilor speciale în domeniul educaţional, iar în cazul angajaţilor, a prevederilor dreptului muncii şi dreptului fiscal. De asemenea UTCB  colectează şi o serie de informaţii care nu au caracter obligatoriu (de exemplu: adresa de email, telefon) în vederea îmbunătăţirii modului de comunicare cu studenţii, părinţii sau reprezentanţii legali ai acestora precum şi pentru realizarea ulterioară de sondaje statistice (selectarea aleatoare a unui eşantion şi administrarea unui chestionar relativ la aspectele educaţionale universitare) utilizând comunicarea prin sistemul poştei electronice. În cazul în care persoanele fizice şi-au dat acordul pentru colectarea şi prelucrarea unor datelor cu caracter opţional, au dreptul ca ulterior sa solicite excluderea din baza de date UTCB  a acestor informaţii. Refuzul furnizării şi/ sau prelucrării datelor informaţiilor opţionale poate duce la imposibilitatea ca UTCB  să transmită informaţii despre serviciile sale (de exemplu: noutăţi despre rezultatele examenelor de admitere, licență, sau orice alte lucrari concepute în timpul perioadei de studiu universitar). În situaţiile prevăzute mai sus, dar fără să ne limităm la cele precizate mai sus, furnizarea datelor este necesară pentru ca persoanele în cauză să poată beneficia de acces la respectivele categorii de programe de studiu universitar si a programelor de protecţie socială. Refuzul de a furniza informaţii personale în acest scop poate duce la pierderea calităţii de beneficiar a programelor de studiu universitar, a programelor de protecţie socială si de cazare în Căminele UTCB. Informaţiile cu caracter personal se colectează şi prelucrează și pentru a respecta prevederile legale relativ la înregistrarea operaţiunilor financiar contabile. Furnizarea informaţiilor din această categorie este obligatorie, refuzul de a le furniza duce la imposibilitatea de a demara relaţii juridice între UTCB  şi respectivele persoane.

IV. Drepturile persoanelor ale căror date personale sunt colectate şi / sau prelucrate

Legislația în vigoare și Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulatie a acestor date, reglementează accesul la datele personale si dezvăluirea acestora. Astfel, Regulamentul (UE) 2016/679 (denumit si GDPR) oferă persoanelor fizice vizate de prelucrarea datelor cu caracter personal următoarele drepturi generale:

1. Dreptul de a fi informat;

2. Dreptul de acces;

3. Dreptul la rectificare;

4. Dreptul de ștergere;

5. Dreptul de a restricționa procesarea;

6. Dreptul la portabilitatea datelor;

7. Dreptul la obiect;

8. Drepturi legate de luarea de decizii automatizate și de profilare;

Toţi membrii personalului UTCB cu drepturi de acces beneficiază de o instruire iniţială în domeniul protecţiei datelor. Această procedură va fi integrată în programul de instruire şi îndrumare, pentru toţi utilizatorii cu drept de acces şi atribuţii în operarea sistemului de supraveghere video. Responsabilul cu protecția datelor personale (D.P.O) se va asigura că întregul personal, implicat în operarea sistemului de supraveghere video, este instruit şi informat cu privire la toate aspectele funcţionale, operaţionale şi administrative ale acestei activităţi.

Orice activitate de dezvăluire a datelor personale către terţi va fi documentată şi supusă unei analize riguroase privind pe de-o parte necesitatea comunicării, şi pe de altă parte compatibilitatea dintre scopul în care se face comunicarea şi scopul în care aceste date au fost colectate iniţial pentru prelucrare (de securitate şi control acces). În aceste cazuri va fi consultat şi Responsabilul cu Protecţia Datelor Personale (D.P.O). În cazuri excepţionale, dar cu respectarea garanţiilor descrise mai sus, se poate acorda acces Comisiei Disciplinare, în cadrul unei anchete disciplinare, cu condiţia ca informaţiile să ajute la investigarea unei infracţiuni sau a unei abateri disciplinare de natură să prejudicieze drepturile şi libertăţile unei persoane. Orice încălcare a securităţii datelor personale colectate este indicată în Registrul de Investigaţii, iar Responsabilul cu Protecţia Datelor Personale este informat în legătură cu acest lucru cât mai repede posibil.

 

 

V. GARANTAREA DREPTURILOR PERSOANEI VIZATE

 

UTCB garantează că asigură respectarea drepturilor ce revin persoanelor vizate, conform legii. Toate persoanele implicate în activitatea de colectare a datelor personale şi cele responsabile de administrarea imaginilor filmate, vor respecta procedurile anexate la Regulamentul de Ordine Interioară al UTCB.

 

VI. Exercitarea drepturilor de acces, intervenţie şi opoziţie

 

Pe întreaga perioadă de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele personale care le privesc, de a solicita intervenţia (ştergere / actualizare / rectificare / anonimizare) sau de a se opune prelucrărilor, conform legii. Orice cerere de a accesa, rectifica, bloca şi/sau şterge date cu caracter personal ar trebui să fie adresată UTCB, iar o copie a acesteia trebuie trimisă către Responsabilul cu Protecţia Datelor Personale. În cazul în care persoana vizată are alte întrebări privind prelucrarea de către UTCB a datelor personale care o privesc, se poate adresa structurii responsabile cu protecţia datelor personale. Răspunsul la solicitarea de acces, intervenţie sau opoziţie se dă în termen de 1 luna de la data sesizarii. În cazul în care primim o cerere complexă, care poate să includă chiar și alte tipuri de solicitări, timpul de răspuns poate ajunge la două luni. Dacă nu se poate respecta acest termen, persoana vizată va fi informată asupra motivului de amânare a răspunsului, de asemenea i se va comunica şi procedura care va urma pentru soluţionarea cererii.

Există posibilitatea refuzării dreptului de acces în situaţia în care se aplică excepţiile prevăzute de lege. Necesitatea de a restricţiona accesul se poate impune şi în cazul în care există obligaţia de a proteja drepturile şi libertăţile unor terţe persoane.

Pentru exercitarea acestor drepturi, vă puteţi adresa cu o cerere scrisă, datată şi semnată către UTCB sau direct la sediul UTCB din Bd. Lacul Tei nr. 122-124, Sector 2, Bucureşti. De asemenea, vă este recunoscut dreptul de a vă adresa justiţiei.
Dacă unele din datele despre dumneavoastră sunt incorecte, vă rugăm să ne informaţi cât mai curând posibil.